Organiser un événement sportif : conseils pratiques #3 – Démarches administratives

Démarches administratives événement sportif

Dans la famille « conseils pratiques pour organiser un événement sportif »,  je voudrais « le guide des trucs administratifs à penser ».

Quelques conseils pratiques pour les démarches administratives d’un événement sportif…

Autorisations administratives

Démarches administratives événement sportifAutorisation préfectorale : il faut déclarer votre manifestation au plus tard 1 mois avant le jour J auprès de la préfecture de votre département (ou de la DDCS le cas échéant). Pour obtenir cette autorisation, vous devrez joindre quelques pièces justificatives à votre dossier. 

Autorisation municipale : si votre manifestation se déroule dans une enceinte sportive (comme un gymnase) et accueille du public, il vous faudra également solliciter l’autorisation de la mairie.

En parallèle de vos contacts avec la préfecture et la mairie, pensez également à prévenir le centre de secours le plus proche (pompiers, croix rouge…) afin de les informer de la tenue de votre manifestation 😉

Assurances

Il vous faut assurer les risques liés au déroulement de vos épreuves sportives et des personnes impliquées (bénévoles, salariés, participants, public).

Votre association dispose peut-être déjà d’une assurance dans le cadre de « ses activités sportives régulières ». Mais votre contrat ne couvre peut-être pas l’organisation exceptionnelle de manifestation. Auquel cas, il vous faudra prévoir une extension temporaire à votre contrat.

Buvette

Autorisation buvette manifestation sportiveAaaahh, la buvette d’un événement sportif : là où on refait le match 🙂

Oui, mais la vente et la distribution de boissons alcoolisées dans les établissements de sport (stades, gymnases…) est interdite. La publicité aussi soit dit en passant 😉

Toutefois, il est possible de mettre en place une « buvette temporaire » (48h max) permettant de vendre des boissons de 2ème et 3ème catégorie (vin, bière, cidre…).

Cette dérogation est à demander auprès de la mairie. Attention : elle est accordée dans une limite de 10 fois par an par association. Pensez à cette limite notamment si votre association est un club omnisports de plusieurs sections qui organisent des manifestations tout au long de l’année…

Diffuser de la musique

Et oui, pour diffuser de la musique d’œuvres non tombées dans le domaine public, vous devrez déclarer votre événement auprès de la SACEM. Un forfait sera à payer sur le site Internet dédié pour la rémunération des auteurs.

Musique événement sportif

Billetterie

Toute entrée de public (payante ou gratuite) doit faire l’objet d’une remise de billet dont la souche doit être conservée par l’organisation. Pensez du coup à prévoir des carnets à souche…

Infos pratiques :

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